OFFRE D'EMPLOI

Chargé(e) d'accueil h/f

Région d'Aix-en-Provence │ C.D.D. 35h /s │ A pourvoir immédiatement

Un(e) chargé(e) d'accueil assure le fondement de la relation avec nos Clients qui passe par l’accueil physique et téléphonique, la gestion et l’exécution des demandes clients, et assure la conservation de la configuration optimale d’accueil dans le centre d'affaires.

Il (elle) s'intègre dans la politique de communication de l'entreprise et constitue l'image de l'entreprise vis-à-vis de ses visiteurs et des clients du centre d’affaires : sa présentation doit être irréprochable.

 

│LES RESPONSABILITÉS DU CHARGÉ(E) DE CLIENTÈLE 

FRONT DESK 

  • Anime et gère l’organisation du point d’accueil du centre d’affaires

  • Accueille, renseigne et guide les visiteurs

  • Gère les accès et les badges électroniques des membres et des visiteurs

  • Réceptionne et traite les appels téléphoniques internes et externes et traite les messages en fonctions des consignes clients

  • Réceptionne les courriers, lettres AR et les colis

  • Renseigne les prospects sur certains produits et services WORKING ROLLS™ jusqu’à la signature du contrat standardisé

  • Réceptionne et traite les demandes des membres du centre et coordonne les actions s’y rapprochant

  • Représente l’image d’accueil de WORKING ROLLS™  auprès de la clientèle de standing.

BACK OFFICE 

  • Assure et contrôle les conditions d’accueil optimales du centre d‘affaires (inspection qualité des espaces communs, salles de réunion, bureau Ékypé™ flex, petite hôtellerie)

  • Supervise la qualité de travail des équipes d'entretien et de maintenance et informe le Responsable Opérationnel de toute anomalie relevée

  • Assure l'interface entre les Clients, et la Direction

  • Gère la communication des informations utiles et contractuelles aux clients / responsables par les moyens mis à sa disposition (SMS, email, mailing) et l’affichage du centre

  • Effectue (et trace) la livraison des produits et/ou des services les résidents du centre

  • Gère et assure l’expédition du courrier, des colis et la vente des produits postaux et expresses (UPS)

  • Assure le secrétariat nécessaire (rédaction de courriers sous la validation de la Direction, Publipostage, Mise à jour de dashboards etc…)

  • Crée les fiches prospects / clients  dans le système informatique de l’entreprise

  • Relance téléphonique occasionnelle des prospects / clients

  • Établit un reporting des actions en cours

  • Vérifie quotidiennement le dashboard booking (Pertuis et Aix) afin d’optimiser la venue des clients

  • Établit les BR

  • Services ponctuels : Met à jour les fiches des consommations mensuelles des extras (imputation de toutes les consommations clients)

  • Compilation des justificatifs y étant afférents,

  • Validation desdites fiches en fin de mois, puis transmission au Service Gestion pour dernière phase de facturation.

  • Impute les règlements effectués au Front desk dans le CRM et ou l’ERP

  • Saisit les factures comptabilité fournisseurs et impute les règlements dans l’ERP

  • Participe ponctuellement à l’organisation d’évènements (cocktails, petits déjeuner)

PETITE HOTELLERIE 

  • Assure le service de petite hôtellerie en salles de réunion et dans les espaces détentes (réassort)

  • Effectue le réassort des distributeurs de boissons du centre

│COMPÉTENCES DU CHARGÉ(E) D'ACCUEIL

  • Un(e) chargé(e) d'accueil doit obligatoirement avoir un acquis en anglais et avoir une présentation irréprochable (pas de piercing ni tatouages apparents).

  • Excellente présentation, sourire, diplomatie, qualités relationnelles, facilités d'élocution et de compréhension, gestion du stress... autant d'éléments indispensables pour exercer cette profession au sein du prestigieux centre d’affaires WORKING ROLLS™.

  • Etre titulaire du permis B en cours de validité.

│FORMATION / EXPÉRIENCE 

  • B.T.S. Tourisme EXCLUSIVEMENT ou expérience de 3 ans dans un centre d'affaires chez Regus, multiburo ou Buro'Club.

  • Parcours avec expérience de services à la clientèle

  • 3 ans minimum exigés à un poste similaire

  • Maîtrise de l’informatique et des nouvelles technologies (pack Microsoft Office)

  • Expérience commerciale dans une entreprise de services en B2B est un plus 

  • Anglais de bon niveau exigé et obligatoire

│PRINCIPAUX TRAITS DE PERSONNALITÉS

  • Conscience de l’engagement pris

  • Le sens du service

  • Attitude proactive visant l’autonomie

  • Énergie & Initiative

  • Rigoureux(se)

  • Bonne gestion du stress

  • Écoute active

  • Autonome

 

│CONDITIONS

  • Contrat CDI base 35h par semaine (horaires 08h30 > 12h00 – 14h00 > 17h30

  • Rémunération mensuelle : 1 600 € brut  + 200 € de primes si objectifs atteints

  • Forfait frais de déplacement mensuel de 30 €

  • Mutuelle AXA prise à en charge à 90 % par l'employeur

  • Prévoyance APICIL

  • Environnement de travail très qualitatif

  • Formations

  • Évolution du poste vers un poste de Responsable de Centre

  • Confidentialité assurée

​Comment postuler ?

Nous sommes heureux que l'une de ces offres vous intéresse et que vous souhaitiez y postuler.

 

Nous recherchons avant tout des hommes et des femmes qui désirent faire une véritable carrière au sein de notre Groupe, qui aiment le travail bien fait et abouti, qui ont le sens du devoir, du service, et de l'altruisme.

Nous recherchons des qualités humaines et pas seulement des compétences - qui peuvent s'acquérir en interne- ou une expérience.

​Vous vous reconnaissez à travers nos valeurs, alors n'hésitez plus ! ​Faite votre demande par le formulaire ci-dessous 'en nous transmettant votre lettre de motivation manuscrite et votre CV, format PDF.

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