JOBS & CARRIÈRES

Assistant·e de Direction Générale

Région d'Aix-en-Provence │ C.D.D. 35h /s │ A pourvoir immédiatement

Les fonctions de l’assistant·e de Direction Générale s’inscrivent dans une assistance opérationnelle de la Direction du groupe Workoffyce Management qui dirige 6 sociétés offrants des services dans le milieu du centre d’affaires et de ces métiers connexes (OFFYCE SOLUTIONS, DELYCE, WORKING ROLLS, BATYCOM, PRINTYBOX, EXACLEAN).

Sous la responsabilité de la Direction Général (PDG / Responsable Administrative & Financier).

 

│LES RESPONSABILITÉS DE L’ASSISANT·E DE DIRECTION GÉNÉRALE 

FRONT DESK   (fonction représentant 5% du temps de travail)

Établir une relation de confiance avec la Direction générale

  • Anime et gère l’organisation du point d’accueil du centre d’affaires

  • Accueille, renseigne et guide les visiteurs

  • Gère les accès et les badges électroniques des membres et des visiteurs

  • Réceptionne et traite les appels téléphoniques internes et externes et traite les messages

  • Réceptionne les courriers, lettres AR et les colis

  • Réceptionne et traite les demandes des membres du centre et coordonne les actions s’y rapprochant

  • Représente l’image d’accueil de WORKING ROLLS™  auprès de la clientèle de standing du groupe WORKING ROLLS™​

BACK OFFICE   (fonction représentant 95% du temps de travail)

  • Assure et contrôle les conditions d’accueil optimales du centre d‘affaires (inspection qualité des espaces communs, salles de réunion, bureau Ékypé™ flex, petite hôtellerie). Cette fonction sera assurée par une chargée d’accueil dans un délai de 6 mois après l’embauche

  • Effectue (et trace) la livraison des produits et/ou des services les résidents du centre

  • Gère et assure l’expédition du courrier, des colis et la vente des produits postaux et expresses (UPS)

  • Vérifie quotidiennement le dashboard booking (Pertuis et Aix) afin d’optimiser la venue des clients

  • Établit les BR

  • Services ponctuels : Met à jour les fiches des consommations mensuelles des extras (imputation de toutes les consommations clients)

  • Compilation des justificatifs des consommations,

  • Validation desdites fiches en fin de mois, puis transmission au Service Gestion pour dernière phase de facturation.

  • Impute les règlements effectués au Front desk dans le CRM

  • Assure le service de petite hôtellerie en salles de réunion et dans les espaces détentes (réassort)

  • Supervise la qualité de travail des équipes d'entretien et de maintenance et informe le Responsable Opérationnel de toute anomalie relevée

  • Assistance de la vie professionnelle de la Direction

  • Gestion de toutes les missions qui lui sont confiées.

  • Gérer certains appels entrant de la Direction

  • Prend des décisions et gère les affaires courantes en l’absence de son supérieur

  • Rappeler des informations importantes à la Direction

  • Synthétiser et transmettre les messages via les différents moyens mis à sa disposition

  • Organiser tous les déplacements de la Direction

  • Suivi des projets et activités administrative de la Direction Générale

  • Gestion du fond documentaire (classement / archivage)

  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat administrative

  • Gère la communication des informations utiles et contractuelles aux clients / responsables par les moyens mis à sa disposition (SMS, email, mailing) et l’affichage du centre

  • Assure le secrétariat nécessaire courant en toute autonomie (rédaction de tous les courriers administratifs, Publipostage, Mise à jour de dashboards etc…)

  • Participe ponctuellement à l’organisation Evènements (cocktails, petits déjeuné)

  • Assistance secrétariat financier

  • Assistance du Responsable Financier du Groupe (saisie / rapprochement bancaire / facturation)

PETITE HOTELLERIE 

  • Assure le service de petite hôtellerie en salles de réunion et dans les espaces détentes (réassort)

  • Effectue le réassort des distributeurs de boissons du centre

│COMPÉTENCES DU L’ASSISTANT·E DE DIRECTION

Un·e ASSISTANT·E DE DIRECTION doit obligatoirement avoir un acquis en anglais et avoir une présentation irréprochable (pas de piercing ni tatouages apparents).

  • Excellente présentation, sourire, diplomatie, qualités relationnelles, facilités d'élocution et de compréhension, gestion du stress... autant d'éléments indispensables pour exercer cette profession au sein des prestigieux centres d’affaires WORKING ROLLS™.

  • Organisation et de gestion du temps de travail

  • Règles de l'expression orale et écrite de qualité

  • Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)

  • Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

  • Fonctionnement de l'internet et de l'intranet

  • Tableaux de bord et outils de planification et suivi

  • Standard téléphonique, annuaire internet

  • Principes rédactionnels de la note de synthèse

  • Principes rédactionnels du compte-rendu

│FORMATION / EXPÉRIENCE 

  • B.T.S. assistante de Direction

  • 3 ans minimum exigés à un poste similaire

  • Maîtrise de l’informatique et des nouvelles technologies (pack Microsoft Office)

  • Expérience commerciale dans une entreprise de services en B2B est un plus 

  • Anglais de bon niveau exigé et obligatoire

│PRINCIPAUX TRAITS DE PERSONNALITÉS

  • Conscience de l’engagement pris

  • Le sens du service

  • Attitude proactive visant l’autonomie

  • Énergie & Initiative

  • Rigoureux(se)

  • Bonne gestion du stress

  • Écoute active

  • Autonome

 

│CONDITIONS

  • Contrat CDI base 35h00 par semaine

  • Salaire  27 k€ annuel

  • Mutuelle prise à en charge à 50 % par l'employeur

  • Prévoyance APICIL

  • Environnement de travail très qualitatif

  • Formations

  • Évolution du poste

  • Confidentialité assurée

​Comment postuler ?

Nous sommes heureux que l'une de ces offres vous intéresse et que vous souhaitiez y postuler.

 

Nous recherchons avant tout des hommes et des femmes qui désirent faire une véritable carrière au sein de notre Groupe, qui aiment le travail bien fait et abouti, qui ont le sens du devoir, du service, et de l'altruisme.

Nous recherchons des qualités humaines et pas seulement des compétences - qui peuvent s'acquérir en interne- ou une expérience.

​Vous vous reconnaissez à travers nos valeurs, alors n'hésitez plus ! ​Faite votre demande par le formulaire ci-dessous 'en nous transmettant votre lettre de motivation manuscrite et votre CV, format PDF.

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