Region Aix-en-Provence │ CDD 35h / s │ A sofort gefüllt

Darüber hinaus müssen Sie mehr darüber wissen.

Die Funktionen des Executive Assistant sind Teil einer operativen Unterstützung des Managements der Workoffyce Management-Gruppe, die 6 Unternehmen verwaltet, die Dienstleistungen im Business Center-Umfeld und in diesen verwandten Berufen anbieten (OFFYCE SOLUTIONS, DELYCE, ARBEITSROLLEN, ARBEITSROLLEN, PRINTYBOX, EXACLEAN) ).

Unter der Verantwortung der Geschäftsleitung (CEO / Administrative & Financial Manager).

SEINE VERANTWORTLICHKEITEN

VORDERER SCHREIBTISCH ( Funktion, die 5% der Arbeitszeit darstellt)

Stellen Sie ein Vertrauensverhältnis zur Geschäftsleitung her

• Leitet und verwaltet die Organisation der Empfangsstelle des Business Centers

• Begrüßt, informiert und führt Besucher

• Verwaltet den Zugang und die elektronischen Ausweise für Mitglieder und Besucher

• Empfangen und verarbeiten Sie interne und externe Anrufe und verarbeiten Sie Nachrichten

• Empfängt Briefe, AR-Briefe und Pakete

• Empfängt und verarbeitet Anfragen von Mitgliedern des Zentrums und koordiniert entsprechende Aktionen

• Repräsentiert das einladende Image von WORKING ROLLS ™ für die ständige Kundschaft der WORKING ROLLS ™ -Gruppe

Darüber hinaus müssen Sie mehr darüber wissen.

BACK OFFICE (Funktion, die 95% der Arbeitszeit darstellt)

• Gewährleistet und kontrolliert die optimalen Empfangsbedingungen des Business Centers (Qualitätsprüfung der öffentlichen Bereiche, Besprechungsräume, Ékypé ™ Flex-Büro, kleine Hotels). Diese Funktion wird von einer Empfangsdame innerhalb von 6 Monaten nach der Einstellung ausgeführt.

• Führen Sie die Lieferung von Produkten und / oder Dienstleistungen an die Bewohner des Zentrums durch (und verfolgen Sie sie)

• Verwaltet und gewährleistet den Versand von Post, Paketen und den Verkauf von Post- und Expressprodukten (UPS)

• Überprüfen Sie täglich das Buchungs-Dashboard (Pertuis und Aix), um die Ankunft der Kunden zu optimieren

• Richtet BRs ein

• Einmalige Dienstleistungen: Aktualisiert die monatlichen Verbrauchsblätter für Extras (Zuordnung des gesamten Kundenverbrauchs)

• Erstellung eines Verbrauchsnachweises,

• Validierung dieser Dateien am Ende des Monats, dann Übermittlung an die Verwaltungsabteilung für die endgültige Abrechnungsphase.

• Buchen Sie Zahlungen an der Rezeption im CRM

• Bietet kleinen Hotelservice in Tagungsräumen und Ruhebereichen (Wiederauffüllung)

• Überwacht die Qualität der Arbeit der Wartungs- und Instandhaltungsteams und informiert den Betriebsleiter über festgestellte Anomalien

• Unterstützung im Berufsleben der Direktion

• Verwaltung aller ihm anvertrauten Missionen.

• Verwalten Sie einige eingehende Anrufe von der Direktion

• Trifft Entscheidungen und verwaltet die täglichen Angelegenheiten in Abwesenheit seines Vorgesetzten

• Erinnern Sie die Verwaltung an wichtige Informationen

• Synthetisieren und übertragen Sie Nachrichten über die verschiedenen Mittel, die ihnen zur Verfügung gestellt werden

• Organisieren Sie alle Reisen der Direktion

• Überwachung von Projekten und administrativen Aktivitäten der Geschäftsführung

• Dokumentarisches Fondsmanagement (Klassifizierung / Archivierung)

• Integrieren Sie die Prioritäten des Dienstes in die tägliche Verwaltung der administrativen Sekretariatsaktivitäten

• Verwaltet die Kommunikation nützlicher und vertraglicher Informationen an Kunden / Manager über die zur Verfügung gestellten Mittel (SMS, E-Mail, Mailing) und die Anzeige des Centers

• Bereitstellung des erforderlichen aktuellen Sekretariats in völliger Autonomie (Erstellung aller Verwaltungsbriefe, Direktwerbung, Aktualisierung der Dashboards usw.)

• Nimmt gelegentlich an der Organisation von Veranstaltungen teil (Cocktails, Frühstück)

• Unterstützung des Finanzsekretärs

• Unterstützung des Group Finance Managers (Buchung / Bankabstimmung / Rechnungsstellung)

Darüber hinaus müssen Sie mehr darüber wissen.

KLEINES HOTEL

• Bietet kleinen Hotelservice in Tagungsräumen und Ruhebereichen (Wiederauffüllung)

• Füllt die Getränkespender des Zentrums auf

Darüber hinaus müssen Sie mehr darüber wissen.

SEINE FÄHIGKEITEN

Ein EXECUTIVE ASSISTANT muss über Englischkenntnisse und eine einwandfreie Präsentation verfügen (keine Piercings oder sichtbaren Tätowierungen).

• Hervorragende Präsentation, Lächeln, Diplomatie, zwischenmenschliche Fähigkeiten, Leichtigkeit des Sprechens und Verstehens, Stressbewältigung ... so viele wesentliche Elemente, um diesen Beruf in den renommierten WORKING ROLLS ™ -Geschäftszentren auszuüben.

• Organisation und Verwaltung der Arbeitszeit

• Qualitätsregeln für mündliche und schriftliche Äußerungen

• Sekretariatstechniken (Tippen, Stenotypisieren, Notieren usw.)

• Rechtschreib-, Syntax- und Grammatikregeln

• Betrieb des Internets und des Intranets

• Dashboards sowie Planungs- und Überwachungstools

• Telefonzentrale, Internetverzeichnis

• Redaktionelle Grundsätze der Zusammenfassung

• Ausarbeitung der Grundsätze des Berichts

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SEINE AUSBILDUNG / ERFAHRUNG

• BTS-Verwaltungsassistent

• In einer ähnlichen Position sind mindestens 3 Jahre erforderlich

• Computerkenntnisse und neue Technologien (Microsoft Office Pack)

• Kommerzielle Erfahrung in einem B2B-Dienstleistungsunternehmen ist von Vorteil

• Gute Englischkenntnisse erforderlich und obligatorisch

Darüber hinaus müssen Sie mehr darüber wissen.

│ SEINE HAUPTPERSÖNLICHKEITSEIGENSCHAFTEN

• Kenntnis der eingegangenen Verpflichtung

• Der Sinn für Service

• Proaktive Haltung, die auf Autonomie abzielt

• Energie & Initiative

• Rigoros

• Gutes Stressmanagement

• Aktives Zuhören

• Autonom

UNSERE BEDINGUNGEN

• CDI-Vertrag basiert auf 35h00 pro Woche

• Jahresgehalt 27 k €

• Investmentfonds zu 50% vom Arbeitgeber gedeckt

• APICIL Vorsorgefonds

• Hochwertige Arbeitsumgebung

• Ausbildung

• Entwicklung der Position

• Vertraulichkeit gewährleistet